Type d’emploi: Plein temps

Lieu de travail: La candidate retenue ou le candidat retenu doit résider à temps plein à Montréal. (En télétravail tant que les restrictions de la COVID-19 seront en vigueur.) Vous devez résider au Canada pour postuler à cette offre.

Superviseur: Présidente-directrice générale

À propos de la Fondation

Ayant son siège social à Montréal et du personnel supplémentaire à Ottawa, Toronto et Edmonton, la Fondation McConnell est une fondation familiale privée pancanadienne qui appuie les projets visant à créer un Canada plus inclusif, durable, résilient et novateur. Nous appuyons le changement social au Canada depuis plus de 80 ans.

Perspectives d’apprentissage

La candidate retenue ou le candidat retenu se joindra à une équipe dynamique qui adopte une approche de changement systémique pour relever certains des défis les plus pressants au Canada, tels que les changements climatiques, les inégalités économiques et la réconciliation avec les peuples autochtones.

Sommaire de la fonction

Relevant de la Présidente-directrice générale, la personne qui occupe le poste agit à titre de secrétaire exécutive à l’égard des affaires corporatives et du membership de la corporation, de l’assemblée générale annuelle, ainsi que pour divers comités tel que : conseil d’administration, comité exécutif, comité de gouvernance, comité d’audit, comité d’investissement et tout autre comité défini par le conseil d’administration.

Elle appuie la Secrétaire de la Corporation dans son rôle tel que stipulé dans l’article 7.1 e. in the BY-LAW ONE relating generally to the conduct of the affairs of The J.W. MCCONNELL FAMILY FOUNDATION.

Elle est l’un des points de contact et de communication privilégié pour les Trustees et elle s’assure de transmettre à ceux-ci les informations nécessaires à leur responsabilité d’administrateurs de la Fondation.

Elle propose et participe activement à l’élaboration de divers outils pour la corporation, la direction générale et dans le cadre de projets spéciaux, qu’elle peut également accompagner, coordonner et prendre en main selon les besoins. Elle collabore avec toutes les équipes de la Fondation et est l’un des points de contact privilégié pour la direction générale. Elle assume des tâches d’appui à la direction générale. À ce titre, elle assure le suivi et une assistance administrative. Elle peut aussi effectuer divers travaux de recherche, de communication ou de coordination pour le bureau de la direction générale.

Répartition des responsabilités (% cible)

Governance : 60 %
Soutien à la direction générale : 15 %
Administration – 15 %
Accompagnement, projets spéciaux et autres tâches : (10%)

 

Tâches et responsabilités principales

Gouvernance (60%)

  • Convoque les réunions du conseil d’administration, du comité exécutif, de l’assemblée générale annuelle et des assemblées générales spéciales, des comités du conseil, des comités spéciaux et assure les suivis nécessaires en amont et à la suite des rencontres.
  • Rédige, prépare et conçoit la documentation de façon autonome, inclus le
  • BoardBook, en amont des réunions tout en assurant le relais avec les divers intervenants à l’interne comme à l’externe, afin d’avoir en main tous les éléments clés pour les dossiers à traiter; rédige les avis de convocation, l’ordre du jour, les procès-verbaux, les projets de résolution, des présentations, des résumés exécutifs, des grilles de risques et divers autres documents de réunion ou de gouvernance, en assure la qualité et les fait parvenir aux membres concernés dans les délais prescrits.
  • Prépare les aide-mémoires, les notes, les scénarios et certaines communications pour la présidence du conseil d’administration et la direction générale, que ce soit en préparation des réunions du conseil d’administration, du comité exécutif, de l’assemblée générale et de toutes autres réunions ou circonstances où cela est requis.
  • Veille à ce que les mandats de chaque comité, incluant les rôles et responsabilités et la composition des comités soient révisés et actualisés annuellement.
  • Assure le lien et les communications avec les membres du conseil d’administration et les membres des divers comités entre les réunions et veille au processus d’intégration de tous les nouveaux membres de comités.
  • Coordonne et gère l’ensemble des activités autour de la plateforme électronique de gouvernance; la mise à des documents, la gestion de la confidentialité, la formation des utilisateurs, l’accompagnement constant auprès des membres sur l’utilisation de la plateforme.
  • Voit à la logistique, à la préparation et la bonne marche des réunions avec l’appui du Office Manager.
  • Tient à jour la liste des membres du conseil d’administration et des divers comités et assure le suivi des mandats de chacun en conformité avec les règlements intérieurs.
  • Garde le sceau et les registres de la corporation tel que les documents constitutifs et légaux, les procès-verbaux des assemblées des membres, des réunions du conseil d’administration, du comité exécutif, des autres comités et ceux qui lui sont confiés par la direction générale.
  • S’assure que les règlements Intérieurs de la corporation soient respectés lorsque nécessaire.
  • Tient à jour la liste des membres de la corporation, voit à leur renouvellement annuel en fonction des règlements généraux et prépare tous les avis et documents requis.
  • Établit le calendrier des réunions de l’année des divers comités et propose le plan de travail annuel de chaque comité et des sujets à traiter.
  • Se tient à jour quant aux pratiques de bonne gouvernance afin de s’assurer que la Fondation soit exemplaire dans ses pratiques avec le conseil d’administration; consulte les personnes pertinentes à l’interne, travaille également étroitement avec le comité de gouvernance afin de développer, proposer et bonifier des outils de gouvernance pertinents et de procéder à un recrutement efficace des membres externes pour les comités identifiés par le conseil d’administration.
  • Est en lien avec le conseiller juridique de la Fondation pour toutes les questions légales.

Soutien à la direction générale (15%)

  • Veille à la prise de rendez-vous, l’organisation de certains comités ou rencontres, la mise à jour et la gestion de l’agenda de la direction générale. À cet effet, organise et assure le suivi des rendez-vous importants, collabore à la préparation de divers documents, dossiers ou autres reliés à ces activités; effectue les réservations lors des déplacements de la présidente directrice générale.
  • Traite les messages téléphoniques selon l’urgence et/ou l’importance du sujet; achemine l’appel s’il y a lieu auprès du personnel concerné.
  • Contribue au travail général de secrétariat et de communication de la direction générale; propose et prépare les communications émanant de la direction générale, crée des présentations, compose des courriels, des lettres, des notes, des allocutions, etc.

Administration (15%)

  • Coordonne l’approbation et la signature de la présidente directrice générale pour tous les documents requis selon la Charte de Signature; contrats, chèques, transactions électroniques, investissements, contributions aux partenaires, etc…
    Reçoit et achemine les factures au Service des finances. S’assure de l’imputabilité au bon poste budgétaire.
  • Prépare le compte de dépense de la présidente directrice générale.
  • Accompagnement et projets spéciaux (10%)
  • Consulte, effectue des recherches, des analyses et des comparatifs en lien avec des demandes de la direction générale, du conseil d’administration, des comités ou des projets spéciaux en cours.
  • Propose, prépare, améliore et révise les politiques, les manuels et divers autres documents relatifs à la bonne gouvernance de l’organisation ou aux projets spéciaux en cours.
  • Assure le relais avec divers intervenants internes et externes en lien avec les politiques, guides et projets spéciaux en cours afin de rassembler et vérifier de l’information; s’assure des suivis et de l’avancement des dossiers, etc.
    Suggère, bonifie et crée divers outils afin d’appuyer le travail de la direction générale, du conseil d’administration, des comités ou des projets spéciaux (grilles, schémas, présentations, etc.).
  • Coordonne divers projets à la demande de la direction générale afin de voir à leur avancement et leur réalisation.

Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par le titulaire de ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation de l’emploi.

 

Compétences et qualités recherchées

  • Excellente connaissance de la grammaire langue anglaise
  • Très bonne connaissance du français
  • Capacité de rédaction et de traduction de la correspondance générale
  • Excellente connaissance des outils bureautique de la Fondation, d’outils de télétravail (Teams, Zoom et autres) et de plateforme de gouvernance, et ouverture et bonnes aptitudes d’apprentissage pour d’autres logiciels.
  • Capacité de communiquer avec tact, bienveillance et courtoisie
  • Grande capacité de travailler de façon autonome et initiative
  • Excellent jugement et capacité de travailler en équipe
  • Capacité d’avoir une vision et une compréhension complète de l’organisation, volonté de connaître chacun des services et les projets en cours, capacité à faire les liens entre les différentes situations et dossiers
  • Discrétion, confidentialité et éthique professionnelle exemplaire
  • Grande habileté à planifier et à organiser le travail

Expérience pertinente

  • Diplôme d’études universitaires de premier cycle pertinent.
  • Cinq (5) ans dans un travail de même niveau

 

 Postuler sur LinkedIn 

 

Si vous n’avez pas de profil LinkedIn, vous pouvez soumettre votre dossier de candidature par courriel à  carrieres@mcconnellfoundation.ca. Veuillez inclure votre C.V. et une lettre de motivation de 250 mots maximum indiquant pourquoi vous vous intéressez à ce poste. La date limite de soumission d’un dossier de candidature est le 5 mars 2021.