Le monde a changé.

Who is behind the COVID-19 pandemic? Zoom!Les mesures de distanciation physique requises pour protéger la santé publique face à la COVID-19 nous ont amenés à repenser la « façon de faire les choses » au travail. Les conférences, les rassemblements et les rencontres en personne ont été soit annulés, soit reportés, soit transférés en ligne. Les vidéoconférences représentent désormais la norme, à ce point qu’elles sont devenues leur propre mème.

La fondation McConnell appuie ou dirige régulièrement des rassemblements dans le cadre d’un ensemble de stratégies philanthropiques. Lorsque la crise de la COVID-19 a commencé, nous avons dû rapidement prendre des décisions quant à la manière de modifier notre approche face aux nombreux événements à l’horaire.

 

Qu’avons-nous appris en passant à des rassemblements à distance?

Bien que nous ayons encore beaucoup à apprendre, deux rassemblements prévus en personne ont été rapidement transférés en ligne et nous ont permis de faire certains constats initiaux. Le premier est le lancement de L’accélérateur de finance des solutions (AFS) et le second, le remue-méninges de l’initiative WellAhead sur le bien-être en milieu de travail dans le domaine de l’éducation, de la maternelle au secondaire. 

 

Revoir les objectifs du rassemblement

Voici ce qu’étaient à l’origine les objectifs de ces deux rassemblements : 

 

L’accélérateur de finance des solutions

  1. Créer des relations entre les participantes et participants de L’accélérateur et un groupe de mentores et mentors.
  2. Jumeler les participantes, participants, mentores et mentors avec un groupe plus vaste de gens œuvrant dans le milieu de la finance des solutions.

 

WellAhead

  1. Comprendre l’état actuel et souhaité en matière de bien-être du personnel du milieu canadien de l’éducation, de la maternelle au secondaire.
  2. Réfléchir aux infrastructures de soutien nécessaires pour faire progresser la question à l’échelle nationale, provinciale et régionale.

 

La réunion organisée dans le cadre de l’initiative WellAhead était de petite taille et la relation de travail entre la plupart des participantes et participants était déjà bonne. De son côté, l’équipe de L’accélérateur de finance des solutions a dû réduire le nombre de participantes et participants, ainsi que la durée de l’événement vu le besoin de se concentrer sur l’établissement de relations. Après avoir tenu compte des limites posées par les plateformes numériques, l’équipe de WellAhead a gardé ses deux objectifs, tandis que l’équipe de L’accélérateur a choisi de se concentrer uniquement sur son premier objectif.

 

Couvrir la base

Les deux équipes ont grandement insisté sur l’importance de couvrir la base. Voici donc quelques conseils :

  • Connaître la technologie : Assurez-vous avant la réunion que les personnes participantes possèdent à la fois la technologie et les connaissances pour bien utiliser celle-ci.
  • Faire un essai : Prenez du temps pour que les personnes participantes puissent ouvrir une session à l’avance et faire l’essai de leur micro (audio) et de leur caméra (vidéo). Vous pourrez aussi donner des directives claires par rapport à certaines fonctions (p. ex. comment utiliser la « main levée » dans Zoom). Cette étape est cruciale pour que la réunion connaisse du succès.
  • Prévoir des pauses : Les gens ont besoin de prendre des pauses, comme durant une rencontre en personne! Il est important de réfléchir au meilleur moment de prévoir des pauses en tenant compte des fuseaux horaires et du déroulement de l’ordre du jour pour que les participantes et participants puissent rester engagés et se sentir bien tout au long de la réunion.

 

Revoir l’ordre du jour de façon (encore plus) originale

Nous sommes nombreux à avoir déjà utilisé des logiciels de vidéoconférence (p. ex. Zoom, BlueJeans, Skype, etc.). Cependant, nous sommes moins nombreux à avoir exploré comment utiliser les fonctions qui vont au-delà d’une simple conversation vidéo. L’équipe de WellAhead avait au départ prévu un ensemble d’activités à faire seul ou en équipe, en plus d’une discussion plénière. Pour transférer ce programme en ligne, elle a conçu des documents dans Google Doc qui intégraient des modèles de design (p. ex. une carte de parcours) pour chaque participante et participant (voir un exemple ici). Elle a aussi organisé un travail collectif dans le cadre d’un document maître de notes. Les deux personnes qui assuraient la facilitation ont assigné les participantes et participants à des salles Zoom pour le travail en équipe. Elles ont également pris le temps de discuter entre elles durant les pauses et le travail en équipe pour adapter l’ordre du jour au fur et à mesure. 

L’équipe de L’accélérateur a adopté une autre approche pour créer des groupes. Des appels vidéo indépendants ont été faits pour que les mentores, mentors, participantes et participants puissent discuter en privé. Et étant donné que le rassemblement marquait le début d’un soutien continu de la part des mentores et mentors, La fondation a payé l’abonnement Zoom des participantes et participants pour qu’ils puissent continuer à utiliser le service tout au long de l’année et ainsi garder contact.

Après avoir obtenu de la rétroaction des participantes et participants, et analysé les résultats, les deux équipes organisatrices ont été surprises de constater qu’elles avaient non seulement atteint, mais aussi surpassé leurs objectifs. 

 

Quelles pourraient être les implications pour les rassemblements dans un monde post-COVID?

Il est inutile de se demander si nous devrions nous rassembler en ligne lorsqu’il n’y a pas d’autre choix, mais la question pourrait devenir pertinente au cours des prochains mois. Les arbres décisionnels qui aident à déterminer si vous devriez organiser ou non une rencontre existent depuis longtemps. Certains (comme le modèle plus bas) ont été adaptés pour inclure l’option d’un rassemblement à distance. 

Après avoir étudié les deux cas présentés ici et la réussite obtenue grâce à un rassemblement à distance, les organismes rassembleurs pourraient vouloir déterminer plus précisément ce que l’on entend par « nécessité » au moment de décider d’organiser des rencontres en personne. 

Outils pour prendre une decision si vous voulez organiser une rencontre.

*De Saunders, E.G (2015). « Do You Really Need to Hold That Meeting? », Harvard Business Review.

 

Les êtres humains sont des créatures sociales et il se peut que les rencontres en personne constituent la règle d’or pour développer des relations et de la confiance. D’un autre côté, les rencontres en ligne peuvent présenter de nombreux avantages, notamment : 

  • une réduction des frais liés aux déplacements, à l’hébergement et à la location de lieux de rencontre; 
  • une réduction du temps de déplacement et du temps passé loin de leur famille, de leur communauté et de leur bureau pour les participantes et participants; 
  • une réduction des émissions de carbone et de la pollution atmosphérique causées par les déplacements

Pour reprendre les mots de Platon : « La nécessité est la mère de toutes les inventions. » Les restrictions imposées à cause de la COVID-19 nous ont motivés à trouver des approches plus créatives pour nous rassembler virtuellement, comme le montrent les deux cas présentés plus haut. Et comme le montreront probablement de nombreux (des millions?) autres cas.

Mais les nouvelles méthodes que nous avons découvertes pour mettre à profit les rencontres en ligne viendront-elles changer notre façon de voir le besoin de se rencontrer en personne dans un monde post-COVID? Le temps le dira

 

Lecture complémentaire : meilleures pratiques pour des rassemblements en ligne